Ich weiß nicht, wieviel Online-Meetings und Online-Trainings ich mittlerweile durchgeführt habe. Aber ein Online-Training wird mir immer in besonderer Erinnerung bleiben. Das Training war mit 3 Personen angesetzt, was für ein reguläres ganztägiges Online-Training schon eine recht kleine Gruppe war. Am Morgen des Trainingstages kam die Info, dass eine Teilnehmerin leider kurzfristig absagen musste. Da waren es nur noch 2.

Von diesen beiden Teilnehmenden hatte eine Person leider eine sehr instabile Internetverbindung. Dies hatte zur Folge, dass sie über den Tag verteilt 6-7 Mal aus dem Meeting „rausgeflogen“ ist. Und auch die Ton-/Videoqualität war mit ziemlichen Schwankungen verbunden. Die zweite Person  hatte leider keine Kamera. Was für den inhaltlichen Unterpunkt im Training „Wirkung vor der Kamera“ nicht wirklich die beste Grundlage war. Trotz aller Herausforderungen war das Online-Training erfolgreich und die Teilnehmenden absolut happy. Und mit Humor und Gelassenheit habe auch ich als Trainerin diesen Tag gut gelaunt beendet.

Aus eigener Erfahrung kann ich daher sagen, dass diese beiden Eigenschaften unerlässlich sind, um die vielen ungeplanten Situationen in der virtuellen Welt und bei unseren Online-Meetings erfolgreich zu meistern. Und dennoch lassen sich viele Pleiten, Pech und Pannen vermeiden:

# Fail 1: Der Klassiker: das stummgestaltete Mikrofon
Manchmal gleichen Online-Meetings auch Geisterbeschwörungen. „Kannst Du mich schon hören?“  „Kannst mich sehen?“ sind vermutlich die am häufigsten verwendeten Sätze in der Online-Welt. Zugegeben, die Technik hat manchmal ein Eigenleben. Das stummgeschaltete Mikrofon beim Reden ist aber eher ein „Anwenderthema“. Um das zu vermeiden, können Sie – je nach Gruppengröße – schon bei der Einladung zum Termin vermerken, dass die Mikrofone im Meeting gerne offen bleiben dürfen. Dies setzt allerdings auch den Hinweis voraus, dass die Teilnehmenden auf eine akustisch ruhige Umgebung für das Meeting achten sollen. Durch das offene Mikrofon vermeiden Sie das stumme Lippenlesen von Teilnehmern und fördern gleichzeitig auch eine höhere Interaktion in der Gruppe. Noch ein weiterer Vorteil des offenen Mikros: Sie haben eine höhere Meeting-Disziplin bei Ihren Teilnehmenden. Weil es alle hören würden, wenn jemand nebenbei E-Mails auf dem Rechner schreibt.

#Fail 2: Die als Videokonferenz getarnte Telefonkonferenz
Zugegeben, die „Kamera aus -Kultur“ nimmt bei Online-Meetings Gott sei Dank immer mehr ab. Aber dennoch verkommen viele Videokonferenzen durch die ausgeschalteten Kameras zu besseren Telefonkonferenzen. Wenn Sie schon die Funktionalitäten eines Videokonferenzsystems und einer Webcam greifbar haben, sollten Sie diese auch nutzen. Wie wollen Sie sonst Interaktivität in der Gruppe fördern und im Auge behalten, wie sich die Dynamik bei den Teilnehmenden entwickelt? Ein ganz einfacher Tipp kann helfen, eine höhere „Kamera an-Quote „zu erreichen. Schreiben Sie in die Termineinladung dazu, dass es sich um eine Videokonferenz handelt und dafür auch die Kameras genutzt werden sollen. So geben Sie Ihren Teilnehmenden die Möglichkeit, im Vorfeld das Home Office noch kameratauglich zu gestalten oder den Bad Hair Day auf einen anderen Tag zu verschieben.

# Fail 3: Endlose Monologe
Leider trägt sich immer noch „das Gerücht“, dass der Anteil der Redezeit in einem Meeting auch auf die Kompetenz einer Person zu schließen lässt. Um mit diesem Gerücht aufzuräumen – dem ist nicht so. Im Gegenteil. In einem Online-Meeting laden lange Monologe gerade dazu ein, andere Dinge nebenbei zu tun. Deswegen, fassen Sie sich kurz, bringen Sie Ihre Themen auf den Punkt und achten Sie auf Interaktion mit Ihren Teilnehmenden.

# Fail 4: Der Kaltstart ins Meeting
Auch wenn im #Fail 3 aufgeführt wird, dass Sie sich kurz fassen, Ihre Inhalte auf den Punkt bringen sollen, ist der soziale Faktor ganz wesentlich für den Erfolg eines Meetings. Vielen fehlt der Austausch vorab, das „Treffen an der Kaffeemaschine, der gemeinsame Gang in den Besprechungsraum“. Daher nichts Schlimmeres, als die Teilnehmenden bis Punkt 9 Uhr im virtuellen Warteraum zu sammeln und dann das Meeting im Kaltstart-Modus zu beginnen. Öffnen Sie den virtuellen Meetingraum ein paar Minuten vor dem offiziellen Beginn, sodass die Teilnehmenden nach und nach eintreten und schon etwas Small Talk untereinander betreiben können. Das ist gut für die Stimmung und für den inhaltlichen Verlauf des Meetings.