Die Homeoffice-Geister scheiden sich: Viele sind so richtig auf den My-home-is-my-office-Geschmack gekommen. Andere träumen bereits von der nächsten Kaffeepause im trauten Kollegenkreis. In Zukunft wird diese Mischung aus remote und vor Ort-Arbeit sicher noch zunehmen. Aber wie bringen Sie das eigene Team, das in beiden Welten unterwegs ist, unter einen Hut? Hybride Meetings bieten eine gute Gelegenheit, die Online- mit der Offline-Welt bei Besprechungen zu kombinieren.
Meetings also, bei denen ein Teil des Teams im Konferenzraum anwesend ist und der andere Teil per Videokonferenz zugeschaltet. Vorteil: Der kurze Weg der Interaktion im Präsenzmeeting bleibt erhalten – Mimik und Gestik, wichtigster Teil der menschlichen Kommunikation, sind über den Bildschirm schwerer zu deuten. Trotzdem können alle am Meeting teilnehmen, die „Heimwerker“ werden nicht ausgeschlossen.
Wichtig dabei ist, trotz aller Vermischung ein Wir-Gefühl zu vermitteln. Aber wie gelingt es, keine Seite zu benachteiligen? Wie können alle Beteiligten interaktiv zusammenarbeiten, wenn sich eine Gruppe im Büro versammelt und die anderen alleine vor dem Homeoffice-Rechner sitzt? Damit die Moderation von hybriden Meetings gut klappt, haben wir 5 Tipps für Sie zusammengestellt:
Erfolgsfaktor 1: Die Technik
Im Konferenzraum ist ein gutes Mikrofon Pflicht, sodass alle gut zu hören sind. Außerdem macht ein Videokonferenz-Equipment mit flexiblen Kameraeinstellungen Sinn. Per Fernbedingung kann man das Bild ranzoomen, so dass mal der Sprecher groß zu sehen ist, mal die gesamte Gruppe. Ein Beamer (verbunden mit dem Vor-Ort-Laptop) plus Leinwand stellt sicher, dass alle zugeschalteten Kollegen für die physisch Anwesenden gut zu sehen sind. Eine Lautsprecherbox löst dasselbe Problem in Sachen Verständlichkeit und Klang. Auch mobile Endgeräte wie Laptops oder Smartphones sind sinnvoll, falls Tools für die virtuelle Zusammenarbeit zum Einsatz kommen.
Erfolgsfaktor 2: Die Vorbereitung
Sollte jedes Meeting grundsätzlich gut vorbereitet sein, spielt sie bei hybriden Meetings eine noch viel größere Rolle. Fragen wie „Wie kriegen wir eine gute Verständlichkeit hin“ und „Wie werden alle gut mit eingebunden, welche Tools nutzen wir analog und digital“ sollten vorab beantwortet sein. Ein detaillierter Moderationsplan mit den definierten Zielen, Inhaltspunkten und einer klaren Struktur ist Gold wert. Planen Sie das Meeting nicht länger als eine Stunde (inklusive Rückfragen und Feedback), sonst sind gerade die Onliner nicht mehr mit voller Aufmerksamkeit dabei.
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Erfolgsfaktor 3: Der Co-Moderator
Der Moderierende sollte gedanklich voll bei der Gruppe bleiben können! Daher empfiehlt es sich, einen Co-Moderator zu benennen. Diese Person leistet technischen Support, beantwortet Fragen zu den Tools oder verwaltet bei Gruppenaufteilungen die virtuellen Räume. So kann sich die Moderatorin voll auf ihre Rolle konzentrieren, Unstimmigkeiten und Missverständnisse besser wahrnehmen und ansprechen. Gerade in hybriden Meetings ist die Gefahr größer, dass sich ein Teil der Gruppe benachteiligt fühlt, Inhalte akustisch nicht im Homeoffice ankommen oder Zwischengespräche der Menschen im Raum entstehen.
Erfolgsfaktor 4: Das Sicherheitsgefühl
Nur wenn der Gesprächsleiter die Gruppe sicher durch beide Welten des Meetings führt, kann sich diese auch auf das Ergebnis fokussieren. Ist der Moderator sowohl sicher vor der Kamera als auch präsent im Raum und kann die Methoden aus dem Effeff umsetzen, vermittelt er ein Gefühl von Sicherheit – enorm wichtig für ein gelingendes Miteinander.
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Erfolgsfaktor 5: Die Retrospektive
Am Ende der Agenda sollte immer eine kurze Retrospektive stehen. Ganz egal, ob per Umfragetool oder offener Feedbackrunde. Nur so erfahren Sie, wo die technischen Schwierigkeiten liegen und was das Team sich für das nächste Meeting wünscht.
Fazit: Keine Frage – hybride Meetings sind eine Herausforderung! Gilt es doch, beide Welten miteinander zu verknüpfen und ans Ziel zu bringen. Im Besprechungsalltag besteht die Gefahr, dass die virtuell Teilnehmenden vergessen werden, oder – wenn mit digitalen Tools gearbeitet wird – es doch wieder eine reine Videokonferenz wird. Nur, wenn der Moderator beide Welten gut beherrscht, ist das hybride Meeting ein Gewinn für alle. Schließlich ist es DAS Meeting-Format der Stunde für Unternehmen, in denen sowohl Homeoffice möglich als auch Präsenz unabdingbar ist.
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