Perfektes Zeitmanagement Ihrer Veranstaltung

Perfektes Zeitmanagement Ihrer Veranstaltung

Kennen Sie das? Der Redner war mit 20 Minuten eingeplant und spricht bereits seit 40 Minuten. Die Zuschauer rutschen unruhig auf ihren Stühlen hin und her, schauen verstohlen ins Programm, die Moderatorin sucht den Blickkontakt – doch der Redner holt seelenruhig zu weiteren Details aus. Zum Ende scheint er jedenfalls nicht zu kommen. Am liebsten würden Sie ihm kurzum den Saft vom Mikrofon abdrehen?

Wenn Sie selbst Gastgeber einer Veranstaltung sind, dann wollen Sie auf jeden Fall ein gutes Zeitmanagement haben. Wie gelingt das am besten?

Mit einem Tablet-PC mit Timer-App behalten Sie auf der Bühne die Zeit im Blick

Mit einem Tablet-PC mit Timer-App behalten Sie auf der Bühne die Zeit im Blick

Das Zeitmanagement des Programms muss schon vor Beginn der Veranstaltung beim Last-Minute-Briefing vorbereitet werden. So nenne ich die finale Besprechung des Moderators mit dem Veranstaltungsorganisator und den Referenten oder seinen Diskussionsgästen. Meist findet es eine Stunde vor Programmstart statt. In diesem Last-Minute Briefing sollten Sie klären, wer wie lange redet. Natürlich steht das im Programm, aber woher wollen Sie wissen, ob es sich ein Referent nicht doch eigensinnig überlegt hat, statt der geplanten 20 lieber 30 Minuten zu reden. Da hilft nur nachfragen: „Wie lange werden Sie vortragen?“ Gerade kürzlich hatte ich einen prominenten Keynote Speaker anzukündigen, der mir im Last-Minute-Briefing erzählte, dass er eine viertel Stunde länger einplane. Wenn Ihnen das passieren sollte, werden Sie ihn charmant darauf hinweisen, dass dies aufgrund des Zeitplans leider nicht möglich ist und sie für die Einhaltung des solchen verantwortlich sind.

Und weil das so ist, werden sie vorsorgen und auf der Bühne eine digitale Zeitanzeige platzieren. Zwar liegt die Technik eigentlich nicht in der Verantwortung des Moderators, meine Erfahrung zeigt jedoch, dass nur wenige Veranstalter auf diese Idee kommen. Das mag vielleicht auch daran liegen, dass die echten digitalen Zeitanzeigen, wie man sie aus dem Fernsehen kennt, sehr teuer sind. Mithilfe von einfachen Mitteln können Sie das gleiche Ergebnis erzielen. Sie können einen zweiten Monitor neben dem Präsentationsmonitor platzieren, auf dem eine digitale Uhr die verbleibende Zeit anzeigt. Sobald die verfügbare Zeit abgelaufen ist, wird die Negativzeit in Rot angezeigt. Genauso gut und wesentlich preiswerter ist ein Tablet-PC, auf dem eine Timer-App installiert ist. Dieses Tablet stellen Sie an eine sichtbare Stelle für die Präsentierenden. Achten Sie darauf, dass die Standby-Funktion ausgeschaltet ist. Sodann können Sie Ihre Referenten bitten, auf die Zeit zu achten. Solch eine digitale Zeitanzeige ist übrigens bei Podiumsdiskussionen ein absolutes Muss. Schließlich wollen Sie nicht ständig unhöflich auf Ihre Uhr blicken.

Weiterhin können Sie Ihrem Gast sagen, dass Sie ihm ein Zeichen geben, wenn sich seine Vortragszeit zu Ende neigt. Eine grüne Karte heißt: Sie haben noch fünf Minuten. Eine rote Karte bedeutet: Die Redezeit ist vorbei. Alternativ können Sie auch die verbleibende Zeit in mehreren Stufen mit einem Flipchartmarker auf eine Karte schreiben und sie unauffällig zeigen. Was aber, wenn Sie trotz aller Vorkehrungen einen Redner auf der Bühne haben, der sich durch nichts in seinem Redefluss beirren lässt? Hier rate ich zu Augenmaß und Takt. Wenn die Bundeskanzlerin spricht, fände ich es unangemessen, sie nach abgelaufener Zeit von der Bühne zu zitieren. Als Gastgeber (vielleicht auch in Rücksprache mit dem Veranstalter) treffen Sie die Entscheidung, was Ihr Programm braucht und was es aushalten kann.

Wenn Sie entscheiden, dass jetzt Schluss sein muss, dann stehen Sie auf und stellen sich direkt an den Bühnenrand. Die meisten Überziehungskünstler merken spätestens dann, dass sie zum Ende kommen sollen. Wenn nach kurzer Zeit weiterhin nichts passiert, gehen Sie langsam auf die Bühne und nähern sich dem Referenten an. Er wird seinen Redefluss unterbrechen und sie anschauen. Dann sagen Sie einfach, was Sache ist. Z.B. „Ich muss Sie bitten zum Ende zu kommen. Fassen Sie doch bitte in einem Satz zusammen.“ Oder: „Ihre Redezeit ist leider bereits um. Was möchte Sie unseren Gästen unbedingt noch mit auf den Weg geben?“ So ist es kein Rausschmiss, sondern eine höfliche Beendigung. Denn Sie wissen, als Gastgeber sind Sie für Ihre Gäste verantwortlich. Und dazu gehört auch, dass Sie die Zeit einhalten.

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